- MÓDULO DE FACTURACION: VENTAS:
- Corresponde al módulo desde el cual se registran las ventas de los productos y/o servicios que ofrece la empresa. Es muy sencillo de usar, todo se carga desde él mismo, clientes, productos, opciones de aplicación de impuestos, descuentos, etc. No es necesario cargar módulos emergentes para incluir ningún tipo de información. Incluso, si el cliente no existe, al crear la factura, éste es adicionado automáticamente al sistema. El único requerimiento es que los productos o servicios a vender estén previamente creados desde el módulo que está diseñado especialmente para ello.
Muestra automáticamente información de utilidad relacionada con el cliente que se elige para la toma de decisiones durante la elaboración de la factura como: Valor que adeuda en Cuentas por Cobrar en caso de tenerlo, valor que se le adeuda en Cuentas por Pagar, en caso de tenerlo, es posible hacer cruce de cuentas desde la venta en curso, esto disminuye el saldo en CxP al cliente y genera los respectivos soportes.
Permite el ingresar datos opcionales como:
Mes y día de cumpleaños del cliente. Esta información es utilizada para informar si en el día que se inicia, cumplen año uno o más clientes. El software da aviso de ello y carga un módulo que muestra todas las compras que ha hecho dicho cliente durante el año cumplido y que permite también en generarle una carta de felicitación automática previamente predefinida en lo que hace referencia a contenido, logo, firmante, fecha y otros aspectos.
Medio de contacto: Forma mediante la cual el cliente al que se le genera la factura se enteró de la empresa. Se escoge dicho medio y este dato sirve para que en un módulo especial, el sistema muestre la efectividad de los diferentes medios de publicidad en cifras, lo cual es útil para la inversión adecuada en este aspecto.
Empresa del cliente: para casos en los cuales se factura a un funcionario particular de una empresa y la factura debe salir a nombre de dicho funcionario, pero, se puede registrar este importante dato para consultas especializadas que el software ofrece.
E-mail: Dato importante para el módulo de envió de comunicaciones y cotizaciones via internet a clientes con este recurso.
Otros como: Empresa transportadora de los productos vendidos, Mercancía entregada o no entregada, etc.Formato de impresión:
El formato de impresión puede ser una forma tipografiada que tenga la empresa o el que trae el sistema preconfigurado, en el cual se incluyen todos los aspectos que debe tener una factura legal, desde el logotipo hasta el valor en letras. Solo es necesario colocar una hoja en blanco en la impresora que se predetermine para imprimir las facturas de venta y listo.
Pude imprimirse las facturas en hojas convensionales o en las impresoras POS (tipo TMU de EPSON)
Configuración personalizada:
Está regido por la configuración previa que se de en el módulo de "Configuración de Facturación" mostrado a continuación, más otras como validaciones de cupos de crédito a clientes, descuentos predeterminados, etc.
Integridad con los otros módulos:
El cálculo de valores es automático y dependiendo la parametrización contable dada, se genera también de manera automática el respectivo comprobante de contabilidad, al tiempo que se afecta Inventario, Cartera, Historial de Clientes, y demás módulos relacionados.
Esta especialmente adecuado para validar cupos de crédito pre-aprobados por entidades de aseguramiento financiero-comercial como COVINOC. En este caso, si se habilita esta funcionalidad, pide el código de aprobación de COVINOC el cual es consultable por Internet para las ventas a crédito validando el monto aprobado y creando automáticamente reportes de estado de facturas a presentar a esta compañía entre otras funciones.
OPCIONES GENERALES DEL MODULO DE FATURACION:
- Módulo de creación de facturas de venta con validaciones y aplicación de parámetros preestablecidos a clientes, productos o servicios, usuarios, contabilidad y demás relacionados, control de seriales, fechas de vencimiento y promociones ya definidas. (El que se describe arriba) - Módulos de consulta y reimpresión de facturas por cliente.
- Módulos de consulta de seriales vendidos.
- Facturación automática de remisiones de mercancía y cotizaciones existentes.
- Relación lógica entre remisiones de mercancía, ordenes de servicio y pedidos con la facturación a clientes.
- Informes comparativos de ventas mensuales por cliente, por productos, por vendedor.
- Informe de efectividad de medios publicitarios.
- Módulo de registro de compras con validaciones y aplicación de parámetros contables preestablecidos, control de seriales y posibilidad de configurar inmediatamente precios de venta a público y distribuidor.
- Módulos de consulta y reimpresión de compras por proveedor.
- Informe de productos comprados a proveedores.
- Manejo de documentos de importación, manifiestos de aduanas y similares. Consulta de productos por número de estos documentos.
- Manejo contable de valores relacionados con fletes, aranceles, transporte y de otros gastos.
- Manejo informativo de precios en dólares.
- Manejo de ordenes de compra.
- Manejo de cotizaciones.
- Listados afines.
Información detallada de todos estos aspectos y otros aquí no mensionados se muestran en el manual del software y se amplian a los clientes.
